實驗室儀器設備是開展教學和科研工作的基礎和保障,是培養實驗人員實驗能力、開發創新能力和開展科學研究的物質基礎。儀器設備的管理是實驗室管理的重要組成部分。隨著科學技術的發展和高等教育辦學規模的擴大,如何加強儀器設備的科學管理,對充分發揮儀器設備在教學與科研中的作用,提高儀器設備的使用效益具有重要意義。
儀器設備管理的任務,就是利用有效的管理措施,使儀器設備以最佳的技術狀態,為各類實驗工作提供優質服務,最大限度地發揮儀器設備的效益。做好儀器設備的前期管理、后期管理以及貴重儀器的共享管理具有舉足輕重的意義。
儀器設備管理作為一個過程,涉及計劃選型、論證審批、招標采購、安裝使用、維護維修、改造更新以及報廢等全部過程。可分為2個階段,即前期管理和后期管理階段(包括常規管理以及技術管理階段)。經驗表明,儀器設備的前期管理決定了管理全過程費用的90%。如果前期工作中能保證儀器設備質量優良、性能穩定,就可以為后期管理打下良好的基礎。在有限的經費投入下,做好儀器設備管理工作,充分發揮儀器設備的效能,是一個亟待解決的問題,直接關系到設備管理的質量和經濟效益。
設備的前期管理包括計劃選型、論證審批、采購、合同簽訂、安裝調試、驗收等環節。這些環節互相聯系,互為補充,需要層層把關。因此,要嚴格按程序進行。抓好儀器設備前期管理可以防止重復建設和低效投資,能有效地把有限的經費管好、用好,有利于教學、科研以及醫療工作的順利進行。因此,必須加強儀器設備前期管理,為儀器設備后期管理打下一個堅實的基礎。
一、計劃選型
儀器設備的購置,要根據單位整體發展規劃、專業設置和科研等方面的需要,分輕重緩急制定出購置計劃。貴重儀器設備的購置,必須提出可行性報告,針對購置理由、效益預測、選型論證、安裝及使用條件等,充分論證。
實行計劃管理是為了便于統籌安排資金和采購工作。制定設備購置計劃的主要工作就是要做好儀器設備的選型工作。設備選型是否合理不僅關系到設備效能的充分發揮,還直接影響投資的經濟效益。設備選型,首先要堅持選型論證,即在設備購置和選型計劃決策前,通過科學的技術經濟方面的討論,對設備計劃以及所涉及到的各個方面進行系統的分析,為決策者提供正確的技術依據,提供設備選型的基礎保證。
選型應遵循使用原則(購置的目的是為了滿足使用的需要)、技術原則(考慮可靠性和穩定性、維修性、耐用性、互換性和成套性等)以及經濟原則(儀器設備的整個管理過程中,以最少的投入取得最大的效益)。尤為重要的是,儀器設備的選型應注意如下幾個方面。
(1)堅持先進、合理、適用原則,不盲目追求多功能、高性能;
(2)注意把握投資方向,基礎實驗室要以教學實驗需要為主,專業實驗室要堅持以學科發展為要;
(3)環保、動力、場所等環境條件要仔細考慮,不具備條件的不能投資購買。
二、論證審批
要根據單位總體發展規劃和教學科研等工作的需要統籌計劃,嚴格執行按級審批制度。各部門提出儀器設備購置計劃后,經審核后報業務主管部門綜合審批,方可執行。對于貴重設備的購置,除按上述程序外,還要由儀器設備管理委員會進行嚴格的項目論證和審核。對申購設備的必要性、可行性、實用性和先進性,以及設施配套、價格、軟件使用、升級換代、售后服務和潛在功能的發揮等諸多因素進行全面論證,以最大限度地發揮投資效益。
注重科學論證應根據不同情況采用多種論證選型形式。
(1)專用設備由使用科室進行反復調研論證后,確定配置方案,報上級審定。
(2)大型項目及設備由單位組織設備管理委員會專家論證,職能部門審核后報主管領導審批。
三、采購
采購是儀器設備前期管理的一個重要環節。采購計劃的制訂與實施,要在充分掌握市場信息、技術信息并充分征求使用人員意見的基礎之上,按程序制訂計劃并加以實施。在實施中,應十分重視訂貨合同及其管理。
設備的采購是集匯總需求信息、開展市場調查、選擇合格供方、簽訂供貨協議和確保雙方履行合約的一項復雜工作。采購時,要充分了解市場行情,精通業務,防范各種可能出現的問題。在確保設備質量的前提下,要爭取合理的價格,節約經費。
設備購置一般采用招標的方式。通常情況下公開招標或邀請招標可以獲得更有競爭力的報價。選定供貨廠家簽訂設備購置合同,要嚴格遵守法律相關規定,對方應有法定代表人的授權委托,經雙方簽字蓋章后,方具法律效力。
四、合同簽訂
1.合同簽訂的基本原則
(1)合法性原則 合同簽訂不得違反國家法律和政策,這是合同有效的前提。
(2)平等互利原則 合同簽訂的當事人在法律上處于平等地位,不得簽訂雙方責權利關系不平等的合同。
(3)協商一致原則 合同簽訂必須是當事人雙方的自愿行為,在充分協商的基礎上取得一致而達成協議。要防止他人通過脅迫、欺詐手段簽訂合同。
(4)等價有償原則 合同簽訂必須遵循價值規律,不允許不等價交換。
2.合同簽訂的規范性
按規范簽訂合同是保證合同履行、避免經濟損失的前提。工作中,如管理人員不具備相應的法律知識,或法制意識淡漠,就可能出現大量無效和內容不規范的設備合同,為各種合同糾紛埋下隱患。
3.合同的條款
設備購置合同的主要條款分為三大類。
①技術性條款,主要有名稱、型號、規格、質量、標準、數量、價格、人員培訓等內容;
②管理性條款,主要有交貨方式、運輸、交貨期限、驗收、結算方式等內容,對大型設備還要增加審核設計圖紙、預付款內容;
③責任性條款,主要有雙方責任、違約賠償、不可抗力影響、合同糾紛等內容。
目前高校購置標準儀器設備與供方簽訂購銷合同時,常用的經濟合同示范文本中的“GF-90-0101 工礦產品購銷合同”和“GF-90-0102 工礦產品訂貨合同”兩種格式形式。其合同文本一般是由供方提供,在簽訂合同時,要審核其條款是否符合國家發布標準,填寫時如有其他說明或要求可增加附本。在簽訂大型設備或技術有特殊要求的設備,可單列合同條款或購置設備協議書。
4.國際訂貨合同
國際訂貨合同比國內訂貨合同要復雜得多。因此,在條款內容上要特別注意增加價格、保險費、關稅、匯率等有關內容和說明的條款。
五、儀器設備的驗收
儀器設備的驗收是實現儀器設備計劃的重要環節,是保證儀器設備質量的關鍵,是保證儀器設備投入正常使用的基礎。儀器設備的驗收一般分為常規驗收和技術驗收。
常規驗收是指對儀器設備的自然情況按訂貨要求進行檢驗。主要目的是檢驗儀器設備是否符合合同要求。常規驗收的主要內容是:檢驗儀器設備的包裝、外表是否完好,核對零配件、備件以及說明書等技術資料是否齊全。
技術驗收的目的是保證儀器設備有一個良好的技術狀態。技術驗收的主要內容是:按照說明書的要求安裝調試儀器設備,檢驗儀器設備的各項技術指標是否達到規定要求。驗收人員必須做好驗收記錄,投入使用后如果發現殘缺損壞,及時辦理退、換、補等手續。
儀器設備的驗收步驟如下。
1.驗收準備
(1)在驗收前應確定儀器設備保管使用人,要求其和項目負責人(或委托負責人)認真閱讀合同、招投標文件和有關技術資料,熟悉儀器設備的技術與性能要求。
(2)督促供應商按合同發貨,并要求供應商提前書面告知發貨時間、設備安裝調試所需的條件與要求,包括:安裝場地、設備布局、設備搬運方案、設備基礎、上下水、強弱電、氣路、家具、通風、空調、照明等的準備。
(3)落實儀器設備存放場地,項目負責人(或委托負責人)負責準備好儀器設備試運行期間的測試樣品和相關試劑的準備,以及按要求完成水、電及裝修方面的改造。
2.到貨接收
(1)供應商提前通知準確的到貨時間,儀器設備保管使用人告知具體存放點,并負責接貨后的保管。
(2)到貨后,應認真檢查儀器設備的外包裝是否完好,有無破損、變形、碰撞創傷、雨水浸濕等情況。如發現上述問題,應做詳細記錄,并拍照留據,辦理退回貨物相關手續。
3.開箱安裝驗收
(1)外觀檢查 檢查儀器設備及附件外表有無殘損、銹蝕、碰傷等.
(2)數量型號檢查 以合同和裝箱單為依據逐件清點核對,檢查主機和附件的名稱、規格、型號、生產企業名稱、產地和數量,裝箱單與合同不一致的,以合同要求為準。
(3)隨機資料檢查 檢查隨機資料是否齊全,如:說明書、操作規程、維修手冊、出廠質量檢驗報告、產品檢驗合格證書、保修單、光盤等技術文件和配套教學資料。
(4)安裝調試的設備 應由廠商技術人員負責開箱,廠商人員不在場或不經廠商人員同意不得開箱。儀器設備保管使用人應參與開箱檢查的全過程,并認真做好記錄。
(5)開箱驗收過程中,儀器設備保管使用人應認真負責,嚴格核對,不得隨意簽署證明性文件,做好現場記錄,發現問題,立即與廠商交涉處理。
4.技術性能初步驗收
(1)設備安裝完畢,項目負責人及設備操作人員應要求廠家技術人員(或在廠家技術人員指導下)按標書及合同要求,全方位、多角度在安全范圍內不間斷、滿負荷運行儀器設備(如至少30天),對儀器設備各項功能及指標進行全面試用、檢查和測試,要重點做好關鍵性技術參數與性能的逐項檢查和測試。
(2)認真做好試運行記錄,如實填寫儀器設備使用登記表。
(3)系統集成或成套設備,供應商應在安裝調試結束后提供安裝合格證明書,方可進行試運行。
(4)儀器設備正常運行后,項目建設單位就提出驗收請求,經項目建設主管部門同意后審批。
(5)接到驗收申請后,組織正式驗收。
(6)試運行期間,若發現儀器設備達不到技術指標要求的,應及時與供應商溝通,并要求供應商提供再次調試、測試的技術支持和協助。
5.正式驗收
(1)項目建設單位介紹項目建設基本內容與要求。
(2)儀器設備保管使用人介紹接貨、開箱情況。
(3)項目負責人或委托負責人宣讀驗收申請,介紹安裝、調試、試運行情況。
(4)工作人員介紹第三方驗收測試報告。
(5)對儀器設備關鍵性技術參數進行現場測試,要重點檢查招標期間有投標單位質疑的技術參數與性能,貴重儀器設備必須逐臺查看實物及運行狀況。
(6)驗收完成后,由驗收小組簽署驗收結論。
6.驗收結果
(1)驗收結果合格,驗收組簽字確認后,驗收工作完畢。
(2)驗收結果如發現與合同無嚴重沖突的、可正常使用的儀器設備,驗收組將在驗收報告中提出整改意見,供應商必須根據整改意見進行整改,在項目負責人確認整改合格后,驗收組才對驗收報告簽字確認。
(3)驗收結果發現與合同嚴重沖突的或與合同不符的、已不能滿足用戶需要的設備,驗收組將結果定義為不合格,則辦理相關索賠及更換等業務。
7.資料建檔
(1)儀器設備所附的軟件、技術資料、使用說明書、圖紙等應列出清單,由各單位資產管理員妥善保管,不得丟失。
(2)檔案管理員應及時了解儀器采購信息并督促有關單位及時上交其檔案材料,向上級部門通報檔案歸檔情況。
8.資產登記
完成驗收并且驗收結論為合格后,辦理固定資產登記手續,打印標簽,辦理入賬審核。
9.質保期內有關要求
質保期內,如發現儀器設備運行不正常,儀器設備保管使用人應首先報告項目負責人(或委托負責人),并書面聯系供應商進行維護,做好登記備案。
六、安裝調試
設備安裝包括設備的到貨驗收、出庫及運輸、安裝條件準備和檢驗、安裝就位、檢查試驗等具體工作。設備安裝施工應嚴格按照設備工藝平面布置圖及安裝施工圖劃線定位,組織基礎施工及設備搬運就位。安裝過程中要對關鍵零部件、單機設備和成套設備的安裝質量進行全程監控,必須滿足生產工藝的需要及維護、檢修、安全、工序連接等方面的要求。
設備調試包括各種靜態和動態試驗、冷態和熱態試驗,及設備運行狀態和程序的調整、設備系統聯動程序的設定和成套設備的試運轉試驗。這一系列工作完成后,應斷開設備的總電路和動力源,做好設備潤滑、緊固等檢查,做好整理檢查及試驗記錄。
在安裝過程中要落實必要的工作環境及輔助設施的安全管理,包括溫度、濕度、水電氣供應、空氣凈化、化學及生物污染、高壓及負壓等方面的安全管理,創造安全良好的環境,確保儀器設備高效安全地運行。
設備前期管理是設備管理部門的常規工作,前期管理工作的好壞直接關系到設備后期管理,以及單位的經濟利益。不僅要重視和做好這項工作,還要在實踐中去探索新的方法。認真做好儀器設備的前期管理工作,為后期管理打下一個堅實的基礎,使設備管理工作取得事半功倍的效果。
免責聲明:文章僅供學習和交流,如涉及作品版權問題需要我方刪除,請聯系我們,我們會在第一時間進行處理。